就職してから活かせる、電話・あいさつの実用マナー

就職 電話画像

就職活動でも使える電話のマナー

アルバイトでも、就職活動でも、電話をかける機会はありますね。
電話は、顔が見えないため、声の印象やちょっとしたときの対応で相手に判断されるものです。
早く切ってしまいたいから早口になる、ぼそぼそと聞きにくい話し方になっている、
「はい、はい」という返事しかできていない、明るい声で応対していない等、
心当たりのある方はいませんか?

 

電話をかける際の心構え

(1)事前準備

1.どこの誰にどのような用事で電話をかけるのかしっかりと頭に入れておきます。

2.担当者が不在の場合は、どうするかまで考えておきます。

「伝言をお願いしてもよろしいでしょうか?」
「再度こちらから連絡致しますのでよろしくお伝えください」等、伝えます。
相手が「こちらから連絡するように伝えておきましょうか?」と、言ってくださった場合でも、
目上の方には自分からかけ直すのが常識です。

 

(2)タイミング良くかける

1.朝の6~8時という早い時間帯ではないか、20時以降という遅い時間帯ではないか、
昼時ではないか等、相手の状況を考えて電話をかけます。基本的には9時~17時の間にかけましょう。

2.月曜日と金曜日は何かと慌ただしいもの。急ぎの要件でなければ他の曜日が無難でしょう。

3.携帯からかけるときは、雑音はないか、電波がきちんとある場所か、
周りの人達に迷惑がかからないか等、配慮しなければいけません。

 

(3)電話よりメール、FAXの方が良い場合もある

1.要件がいくつもある場合や複雑な内容のときは、メールを送り、電話で確認する方が良いでしょう。

2.地図や住所等、口頭で伝えるより、文書にして伝えたほうが間違いない場合もあります。

3.ただし、謝罪やお礼、重要な用件は、メールやFAXではなく、直接電話で伝えます。

 

あいさつの例

(1)誰に対してでも使える万能なあいさつ「いつもお世話になっております」

(2)最近お世話になった人に対するあいさつ「先日はありがとうございました」
「先日はお世話になりました」

(3)早朝(8:00前)または夜(20:00過ぎ)にかけたときのあいさつ
「朝早くに(夜分に)申し訳ございません」

(4)お昼時にかけたときのあいさつ「お休み時間に失礼いたします」「ご休憩中に申し訳ございません」

 

名指し人が不在時のかけ手の応対例

第一声

あなた 「いつもお世話になっております。私、株式会社XYZの木下と申します」
受け手 「株式会社XYZの木下様でいらっしゃいますね。いつもお世話になっております」

誰からの電話だろう?と思うもの。好印象を与える第一声は重要。
早口にならないように、ゆっくりと大きな声で、明るく。

用件を伝える

あなた 「アルバイトを希望しておりましてお電話いたしました。
ご担当の○○様いらっしゃいますでしょうか」
受け手 「○○ですが、あいにく席を外しております。戻りましたらかけ直すよう伝えましょうか」

あらかじめ用件を伝える。どこの誰なのかをはっきりと伝える。
「おられますか」は謙譲表現なので、いらっしゃいますか」と言う。

かけ直すよう伝える

あなた 「それでは、何時頃お戻りになるかおわかりでしょうか。改めてこちらからお電話いたします」
受け手 「申し訳ございません。午後には戻ります」

戻られる時間の確認をする。「わからない」と言われたら「それでは、
また夕方にでもご連絡いたします」と、伝える。役職が上の方には再度自分からかけ直す。

締めのあいさつ

「ありがとうございます。それではまたかけ直しいたします。失礼いたします」

伝言がある場合は、メモを取りながら聞いている相手へ、
配慮のある伝え方をする。ゆっくり受話器を置く。

 

こんなことも注意する

(1)伝言は、何度かかけても不在でつかまらない場合や、緊急の場合はお願いします。
翌日になっても間に合う要件であれば、翌日改めてこちらからかけ直します。

(2)携帯の番号を知っていてかけたら留守番電話のメッセージが流れたとします。
「山田部長のお電話でしょうか。私、株式会社XYZの木下と申します。明日のお打ち合わせの確認で
ご連絡致しました。またお電話いたします。失礼いたします」と、
名乗ったあとは手短にメッセージを残しておきます。

(3)「悪いんだけど、今ちょっと忙しいんだよね」と、言われたとします。
「申し訳ございませんでした。それではおかけ直ししますので、
ご都合のよい時間を教えていただけないでしょうか?」と、伺います。

 

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Writer’s Profile
(株)青山プロダクション 代表取締役 青山夕香

ビジネスマナー・販売接客・コミュニケーション・コンプライアンスを得意とするキャリアアドバイザー。公的機関や病院、一般企業、大学等で年間250回の研修・講演を担当。現在毎日新聞でコンプライアンスのコラム連載中。2001年度ミスさっぽろ、2002年度宝くじ幸運の2002&2004年度ミス日本北海道地区代表。プライベートでは2児のママ。